Das Wichtigste in Kürze

• Dein pflegebedürftiger Angehöriger sollte eine oder zwei Personen bevollmächtigen, die vertrauenswürdig sind und im Bedarfsfall seine digitalen Angelegenheiten regeln können.
• Schreibt eine umfassende Liste , welche Konten es gibt.
• Löscht Unnötiges und notiert anschließend alle wichtigen Zugänge mit Passwörtern.
• Bewahrt die Liste sicher auf. Dafür eignen sich analoge Schriftstücke oder gut geschützte digitale Programme.
• Denkt außerdem an technische Geräte. Für deren Bedienung ist oft eine PIN notwendig.

Digitales Leben

Das Leben wird zunehmend digitaler, auch für ältere Menschen. Vielleicht nutzt auch Dein Angehöriger ein oder mehrere digitale Konten, zum Beispiel ein Mail-Postfach, ein Smartphone mit Messengern, das Programm ELSTER für die Steuererklärung oder digitale Kontakte zu Kranken- und Rentenversicherung.

Passiert beispielsweise ein Unfall oder lässt das Gedächtnis Deines Angehörigen zunehmend nach, kann das einige Probleme zur Folge haben, wenn niemand die Zugangsdaten für die Konten hat. Eventuell müssen Rechnungen beglichen werden oder eine Vertragskündigung ist dringend notwendig. Falls Dein Angehöriger Smart-Home-Geräte nutzt, kann es passieren, dass niemand sonst die Rollläden oder die Video-Überwachung bedienen kann. Damit jemand Zugriff darauf oder auf digitale Konten hat, falls Dein Angehöriger das mal vorübergehend oder dauerhaft nicht schafft, ist es wichtig vorzusorgen.

Gut zu wissen: Den Zugang zu den Online-Konten und Daten zu erhalten, heißt nicht, dass man die Inhalte besitzt oder erbt. Man darf sie nur verwalten und muss im Sinne des Vollmachtgebers handeln.

Vertrauensperson bestimmen

Es erleichtert vieles, wenn eine oder zwei Personen eine Vollmacht für die digitalen Benutzerkonten Deines Angehörigen haben. Das kann jemand aus der Familie sein, muss es aber nicht. Entscheidend ist:

• Dein Angehöriger ihr vertraut ihr.
• Die Person kann mit möglichen technischen Herausforderungen umgehen..
• Die Person ist bürokratisch versiert.
• Die Person steht schnell zur Verfügung, wenn man sie braucht.

Unser Tipp: Oft ist es sinnvoll, wenn die alltägliche Versorgung und die digitale Verantwortung auf unterschiedlichen Schultern ruhen, damit niemand sich überfordert fühlt. Setzt Euch in der Familie oder mit engen Freunden zusammen und überlegt gemeinsam, wer die Verantwortung für die digitalen Konten übernehmen könnte.

Schritt 1: Liste erstellen

Zunächst erstellt Ihr eine Liste mit allen digitalen Diensten. Möglicherweise stellt Ihr dabei fest, dass selbst Mutter oder Vater, die ein vergleichsweise analoges Leben führen, mittlerweile doch so einige digitale Konten führen.

Anbieter sammeln

Schreibt gemeinsam alles auf. Typisch sind zum Beispiel folgende Zugänge:

• E-Mail-Konto
• Messenger-Dienste wie WhatsApp oder Signal
• Online-Banking
• digitale Steuererklärung, zum Beispiel mit ELSTER
• Abonnements für Digitales, von Antivirus-Software bis Zeitschriften
• Versicherungen
• Krankenkasse
• Rentenversicherung
• Buchungsportale für Hotels, Bahnfahrten oder Flüge
• Mitgliedschaften, etwa in der Bücherei
• Verträge mit Versorgern wie Strom oder Telekommunikation
• Social-Media-Profile
• Shopping-Konten
• Cloud-Speicher
• Smart-Home-Technik
• Homepage

Wichtig ist, auch die Hardware-Geräte aufzulisten, beispielsweise Computer, Tablet, Smartphone, Heizungssteuerung und Bordcomputer von Pkw oder E-Bike. Ist für diese Geräte ein passwortgeschützter Zugang eingerichtet? Welche wichtigen Daten sind darauf? Braucht man zum Beispiel das Handy, um sich mit einer Zugangsnummer aus der SMS an anderer Stelle anzumelden? Nehmt Euch Zeit und denkt in Ruhe nach. Niemand muss solch eine Liste an einem Nachmittag erstellen. Ihr könnt sie immer wieder ergänzen.

Unser Tipp: Denkt auch ein wenig um die Ecke in Bezug auf digitale Daten. Gibt es zum Beispiel Bonusprogramme, etwa für die Deutsche Bahn oder Flugmeilen? Ist Dein Angehöriger in einem Forum angemeldet, um sich mit Gleichgesinnten auszutauschen?

Details notieren

Stehen die Anbieter auf der Liste, solltet Ihr zu jedem folgende Angaben ergänzen:

• Internetadresse für das Log-in
• Benutzername, E-Mail-Adresse, Kundennummer
• Passwort
• weitere Sicherheitsinformationen, etwa zu Sicherheitsfrage und Antwort oder Zwei-Faktor-Authentifizierung
• Zugang zum E-Mail-Postfach oder aufs Smartphone, falls ein Code für die Zwei-Faktor-Authentifizierung per Mail, App oder SMS zugesandt wird
• wichtige Informationen wie Vertragsdauer, monatliche Kosten, Zahlungsoptionen

Wichtig: Zugangsdaten und Passwörter für Bankkonten oder Depots gehören auf keinen Fall mit auf diese Liste. Zählt nur auf, welche Konten es gibt. Für Bankkonten ist eine separate Bankvollmacht notwendig. Du kannst Dich hier in der App weiter dazu informieren.

Schritt 2: Ausmisten

Beim Erstellen der Liste fallen Euch eventuell Zugänge auf, die Dein Angehöriger schon jahrelang nicht mehr nutzt und vermutlich nie wieder braucht. Das kann ein Konto bei einem Online-Shop sein, wo Ihr nichts mehr einkauft, oder die Ticket-App einer Fluglinie, obwohl Dein Angehöriger gar nicht mehr wegfliegt. Diese Konten könnt Ihr getrost löschen.

Wichtig dabei ist: Es reicht nicht, nur die App zu löschen oder den Newsletter abzubestellen. Ihr müsst Euch in das Benutzerkonto einloggen und dort das ganze Konto löschen. Manchmal muss man sich dazu beim Support melden oder eine schriftliche Kündigung schicken.

Gut zu wissen: Ein Konto einfach nicht mehr zu benutzen, ohne es zu löschen, mag auf den ersten Blick der einfachste Weg sein. Die persönlichen Daten wie Name, Adresse und E-Mail sind dann aber weiterhin im Internet vorhanden. Das kann zu Missbrauch führen, sogar noch nach dem Tod einer Person. Daher ist das Löschen die bessere Alternative.

Schritt 3: Speicherort wählen

Sobald Ihr anfangt, eine Liste mit Passwörtern anzulegen, stellt sich die Frage: Wie und wo bewahrt man eine solch sensible Zusammenstellung am besten auf? Dafür habt Ihr mehrere Möglichkeiten. Alle haben Vor- und Nachteile.

Liste auf Papier

Eine Möglichkeit ist eine Liste auf Papier, getippt oder handschriftlich, auf einem einzelnen Blatt oder in einem Notizbuch. Der Vorteil ist klar: Diese Vorgehensweise kann nicht digital gehackt werden. Der Nachteil ist: Die Liste muss einerseits sehr sorgfältig aufbewahrt werden und darf andererseits nicht verlegt werden oder anderweitig verloren gehen.

Am besten ist ein versteckter, aber schnell erreichbarer Ort in Haus oder Wohnung, von dem nur wenige Personen wissen. Das kann beispielsweise ein Notizbuch inmitten des Bücherregals, ein Hohlraum hinter einem bestimmten Bild oder schlichtweg ein Safe sein.

Wichtig: Die Person mit der Vollmacht für die digitalen Konten muss Zugriff auf die Liste haben. Am besten legt Ihr also zwei Zettel oder Notizbücher an. Dann kann die bevollmächtigte Person eine davon bei sich zuhause aufbewahren. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn sie nicht in der Nähe wohnt.

Dokument mit Passwort

Eine weitere Möglichkeit ist, die Liste auf dem Computer zu führen, etwa als Word-Dokument oder Excel-Tabelle. Der Vorteil ist, dass die Liste jederzeit aktualisiert werden und bei Bedarf an mehrere Personen geschickt werden kann. Der Nachteil ist: Ein digitales Dokument können Hacker möglicherweise knacken und bekommen dann alle Zugänge auf dem Silbertablett serviert. Eine digitale Version muss daher immer gut geschützt werden.

Wichtig: Das Dokument muss auf jeden Fall mit einem starken Passwort verschlüsselt sein oder auf einem gesicherten externen Speichermedium wie einem USB-Stick aufbewahrt werden. Die bevollmächtigten Personen brauchen das Masterpasswort, um die Liste bei Bedarf entschlüsseln zu können.

Passwort-Manager

Alternativ könnt Ihr eine spezielle Software nutzen. Sogenannte Passwort-Manager sind dazu da, Passwörter sicher in einer Art digitalem Tresor aufzubewahren. Diese Programme erfordern ebenfalls ein Masterpasswort, um ins Programm zu gelangen. Sie gelten tendenziell als sicherer als ein Word-Dokument mit Passwort.

Wichtig: Ihr solltet Eure digitalen Daten nur einem Passwort-Manager von einem seriösen Anbieter anvertrauen. Der darf auch ruhig ein paar Euro kosten. Welche Manager gut und sicher arbeiten, wird regelmäßig getestet. Eine aktuelle Zusammenfassung bietet zum Beispiel die Stiftung Warentest.

Schritt 4: Vollmacht erstellen

Die größte Arbeit ist gemacht. Die Liste gibt Überblick über das digitale Leben Deines Angehörigen und eine Vertrauensperson ist gefunden. Diese benötigt nun noch eine Vollmacht. Eine solche Vollmacht braucht grundsätzlich keine spezielle Form und muss auch nicht notariell beglaubigt sein. Es muss darin die vollmachtgebende Person mit allen persönlichen Daten genannt sein sowie die bevollmächtigte Person. Die Person, die die Vollmacht gibt, muss eigenhändig mit Ort und Datum unterschreiben.

Gut zu wissen: Wichtig ist, dass die Vollmacht „über den Tod hinaus“ erstellt wird. Sonst kann es sein, dass Erben wochenlang handlungsunfähig sind, bis der Erbschein ausgestellt ist.

Die Verbraucherzentrale schlägt folgenden Text vor:

Meine Vertrauensperson wird bevollmächtigt, meine digitale Vorsorge zu Lebzeiten und auch meinen digitalen Nachlass im Falle meines Todes so zu regeln, wie ich es in der hinterlegten Liste meiner Accounts festgelegt habe. Die Vertrauensperson kennt den Aufbewahrungsort dieser Liste. Diese Vollmacht ist nur wirksam, wenn die Vertrauensperson das Original dieser Vollmachtsurkunde besitzt und sie auf Verlangen vorlegen kann. Diese Vollmacht gilt über meinen Tod hinaus.

Die Vertrauensperson muss wissen, wo die Liste zu finden ist und ob ein Passwort nötig ist. Diese sensiblen Informationen solltet Ihr nicht direkt in die Vollmacht schreiben. Die Vollmacht wird dem Bevollmächtigten übergeben. Nur so wird er handlungsfähig. Eine Kopie der Vollmacht sollte bei Deinem Angehörigen bleiben.

Was jetzt noch fehlt, damit auch der digitale Nachlass geregelt ist, könnt Ihr in unserem Artikel "Digitaler Nachlass" nachlesen.